Nomina a Responsabile del trattamento

Francesco Varricchio, ditta individuale PrenotaVeloce, P.IVA 01903710620, Via Albert Einstein 18, 82100 Benevento (BN) («Responsabile»), e l'attività che si registra al Servizio («Titolare»). Accettando questo documento in fase di registrazione, il Titolare nomina il Responsabile per i trattamenti descritti qui sotto. L'accordo fa parte dei Termini di servizio.

Il Responsabile tratta i dati personali dei clienti finali del Titolare esclusivamente per fornire il Servizio, secondo le istruzioni documentate del Titolare: questo accordo, i Termini e le impostazioni che il Titolare sceglie nella dashboard e nell'app (per esempio modalità di conferma, conservazione dei dati, pausa del bot). Se ritiene che un'istruzione violi la legge, il Responsabile lo segnala al Titolare.

Quanto il contratto di Servizio; poi si applica l'art. 12.

Ricezione e invio di messaggi su WhatsApp e Instagram; risposte automatiche a regole; gestione dell'agenda, di prenotazioni, spostamenti e disdette, anche da App clienti; promemoria e avvisi; notifiche al Titolare; statistiche per il Titolare; conteggio dei messaggi WhatsApp inviati.

Interessati: i clienti finali del Titolare. Dati: nome, numero di telefono o identificativo Instagram, contenuto dei messaggi, appuntamenti (data, ora, prestazione, operatore, prezzo, stato), note, indicatori impostati dal Titolare (per esempio «approva sempre»). Se il Titolare attiva la coesistenza con l'app WhatsApp Business, anche la cronologia delle conversazioni e i contatti che Meta sincronizza (fino a 180 giorni di messaggi).

Nei settori sanitari il nome della prestazione può rivelare dati relativi alla salute. Il Responsabile, salvo diversa istruzione del Titolare, non scrive il nome della prestazione nelle notifiche dirette al cliente finale («la tua visita», «la tua seduta»). Il nome completo resta visibile al solo Titolare. I messaggi dei clienti finali non sono inviati a sistemi di intelligenza artificiale.

Accedono ai dati solo persone autorizzate e vincolate alla riservatezza, e solo quando serve a fornire il Servizio o l'assistenza richiesta dal Titolare.

Cifratura delle connessioni e dei dati a riposo presso il fornitore del database; isolamento dei dati di ciascun Titolare a livello di database; accessi personali e protetti; verifica della firma di Meta sui messaggi in arrivo; chiavi segrete conservate solo sui server; copie di sicurezza; cancellazione automatica secondo le impostazioni di conservazione scelte dal Titolare.

Il Titolare autorizza in via generale i sub-responsabili elencati qui sotto. Il Responsabile impone loro obblighi equivalenti a quelli di questo accordo e ne risponde. Ogni aggiunta o sostituzione è comunicata al Titolare per email con almeno 15 giorni di preavviso: il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli e, se non si trova una soluzione, recedere senza costi.

Se il numero WhatsApp è collegato all'account WhatsApp Business del Titolare, Meta fornisce il servizio di messaggistica direttamente al Titolare secondo i termini di Meta, e il Responsabile vi accede con le autorizzazioni concesse dal Titolare.

Anagrafica, appuntamenti e messaggi sono conservati nell'Unione Europea. I sub-responsabili negli Stati Uniti trattano dati accessori. I trasferimenti avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Standard o, dove il fornitore vi aderisce, del Data Privacy Framework UE-USA.

Il Responsabile assiste il Titolare, per quanto di sua competenza: nel rispondere alle richieste degli interessati (le richieste ricevute direttamente sono inoltrate al Titolare senza ritardo); negli obblighi di sicurezza; nelle valutazioni d'impatto e nelle consultazioni preventive (artt. 32-36).

Il Responsabile notifica al Titolare ogni violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, con le informazioni disponibili su natura, dati e interessati coinvolti, conseguenze probabili e misure adottate, integrandole appena possibile.

Alla cessazione il Responsabile, su richiesta del Titolare, restituisce i dati in formato leggibile (file CSV) e li cancella dai propri sistemi entro 30 giorni, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge; le copie di sicurezza vengono sovrascritte secondo il loro ciclo ordinario. Il numero WhatsApp viene liberato perché il Titolare possa riusarlo.

Il Responsabile non comunica dati a terzi se non nei casi previsti da questo accordo. Se un'autorità pubblica gli chiede dati dei clienti del Titolare, il Responsabile: a) ne verifica la legittimità (autorità competente, richiesta scritta, base giuridica esplicita, canale accertato in modo indipendente); b) ne informa senza ritardo il Titolare, affinché decida il seguito, salvo che la legge lo vieti; c) non comunica dati senza istruzione del Titolare, salvo obbligo di legge, informandolo prima quando consentito; d) comunica solo i dati specificamente richiesti; e) registra ogni richiesta, anche quelle rifiutate.

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche, anche tramite un revisore incaricato dal Titolare e vincolato alla riservatezza, con un preavviso ragionevole e in modo da non compromettere la sicurezza degli altri clienti.

Il Titolare fornisce l'informativa ai propri clienti finali (può usare l'Informativa per i clienti delle attività), dispone delle basi giuridiche necessarie, e sceglie impostazioni di conservazione adeguate alla propria attività.

Per restituzione o cancellazione dei dati, richieste degli interessati, segnalazione di violazioni: [privacy@prenotaveloce.com](mailto:privacy@prenotaveloce.com).